Hinweise zum Einsatz künstlicher Intelligenz in Belegkurier

Stand: [DATUM]

Belegkurier nutzt ein KI-Modell, um weitergeleitete PDF-Dateien zu prüfen und Rechnungsmerkmale auszulesen. Auf dieser Seite erklären wir transparent, was das System tut, welche Daten es verarbeitet, wo seine Grenzen liegen und wie Sie die Ergebnisse kontrollieren können. Diese Hinweise sind Bestandteil der Leistungsbeschreibung (§ 8 der AGB) und ergänzen die Datenschutzerklärung.

Was die KI tut

Jede PDF-Datei, die an Ihre Import-Adresse weitergeleitet wird, wird einem Sprachmodell vorgelegt. Das Modell beantwortet die Fragen: Handelt es sich um eine Rechnung oder einen sonstigen buchungsrelevanten Beleg? Wer ist der Aussteller? Wie lauten Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Währung?
Das Modell gibt ein strukturiertes Ergebnis mit einem Konfidenzwert und einer kurzen Begründung zurück. Dieses Ergebnis („KI-Urteil“) wird im Protokoll Ihres Kontos angezeigt.
Auf Grundlage des KI-Urteils entscheidet Belegkurier regelbasiert, ob die Datei an Ihre DATEV-Upload-Mail-Adresse gesendet oder in den Prüfkorb gelegt wird. Rechnungsnummer und Aussteller werden zusätzlich für den Doppelversandschutz genutzt.
Die KI erzeugt keine Inhalte, die an Dritte veröffentlicht werden; sie verändert Ihre Belege nicht.

Was die KI nicht tut

Sie prüft nicht die sachliche oder rechnerische Richtigkeit einer Rechnung und nicht, ob eine Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält.
Sie trifft keine Entscheidungen über Personen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Sie ersetzt weder Ihre Buchhaltung noch Ihren Steuerberater.

Welches Modell und welcher Anbieter

Anbieter: OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland (Vertragspartner für den EWR), technische Verarbeitung durch OpenAI Ireland Ltd. und OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA, über die OpenAI-API.
Eingesetztes Modell: [MODELLNAME UND VERSION, z. B. GPT-4.1 mini]. Wir können das Modell wechseln, wenn ein anderes Modell gleichwertige oder bessere Ergebnisse liefert; wir aktualisieren diese Seite entsprechend.
Belegkurier trainiert keine eigenen Modelle mit Ihren Daten. OpenAI verwendet über die API übermittelte Daten vertraglich nicht zum Training seiner Modelle.

Welche Daten an das Modell gehen

Übermittelt werden ausschließlich der Inhalt der jeweiligen PDF-Datei (extrahierter Text und/oder gerenderte Seitenbilder) sowie unsere feste Anweisung zur Klassifikation.
Nicht übermittelt werden: Ihre Kontodaten, die Absender- und Empfängeradressen der E-Mail, Ihre DATEV-Adressen, das Protokoll oder frühere Belege.
Belege enthalten häufig personenbezogene Daten (z. B. Namen von Ansprechpartnern, Bankverbindungen). Für diese Daten sind Sie Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Ihr Auftragsverarbeiter, OpenAI als unser Unterauftragsverarbeiter. Grundlage sind der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihnen und unser Data Processing Addendum mit OpenAI einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.
Speicherung bei OpenAI: Wir nutzen ein OpenAI-Projekt mit EU-Datenresidenz; Anfragen werden über den EU-Endpunkt (eu.api.openai.com) in Rechenzentren in der EU verarbeitet. Die Eingaben werden nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht dauerhaft gespeichert; OpenAI kann Anfragen zur Missbrauchsprüfung für bis zu 30 Tage vorhalten. Eine vollständige Nullspeicherung (Zero Data Retention) ist bei OpenAI beantragt und wird nach Freigabe aktiviert.

Grenzen und Fehlerquellen

Das Modell arbeitet wahrscheinlichkeitsbasiert. Es kann Belege übersehen, Nicht-Belege (z. B. Angebote, Mahnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge) fälschlich als Rechnung einstufen oder Merkmale wie Rechnungsnummer und Betrag falsch auslesen – insbesondere bei gescannten, schlecht lesbaren, mehrsprachigen oder ungewöhnlich aufgebauten Dokumenten sowie bei PDFs mit mehreren Rechnungen.
Der Doppelversandschutz beruht auf dem Dateihash und der erkannten Rechnungsnummer. Zwei unterschiedliche Dateien derselben Rechnung, deren Nummer nicht oder abweichend erkannt wurde, werden nicht als Duplikat erkannt.
Unsere Erkennungsraten sind Erfahrungswerte und keine Zusicherung. Einzelheiten zur Haftung finden Sie in § 8 und § 11 der AGB.

Ihre Kontrolle über die Ergebnisse

Jedes KI-Urteil ist im Protokoll mit Konfidenz und Begründung einsehbar.
Unsichere Fälle, Duplikate und Zustellfehler landen im Prüfkorb. Dort können Sie Belege freigeben, erneut senden oder verwerfen. Belege im Prüfkorb werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Sie können die Schwelle, ab der Belege automatisch versendet werden, [SOFERN VERFÜGBAR: in den Kontoeinstellungen anpassen oder den automatischen Versand vollständig deaktivieren, sodass jeder Beleg manuell freigegeben wird].
Fehlklassifikationen können Sie uns über [SUPPORT-E-MAIL] melden; wir nutzen solche Meldungen ausschließlich zur Fehleranalyse und Verbesserung unserer Anweisungen an das Modell, nicht zum Modelltraining.

Einordnung nach der KI-Verordnung (EU) 2024/1689

Belegkurier nutzt ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck über eine Schnittstelle. Die Belegklassifikation ist nach unserer Einschätzung kein Hochrisiko-KI-System im Sinne von Art. 6 in Verbindung mit Anhang III der KI-Verordnung und fällt nicht unter die verbotenen Praktiken des Art. 5.
Die besonderen Transparenzpflichten des Art. 50 KI-Verordnung (anwendbar ab 2. August 2026) betreffen Systeme, die mit natürlichen Personen interagieren, synthetische Inhalte erzeugen, Emotionen erkennen oder Deepfakes erstellen. Belegkurier erzeugt keine solchen Inhalte und interagiert nicht in dieser Weise mit Personen. Diese Seite stellen wir freiwillig bereit, um dem Transparenzgedanken der Verordnung und der DSGVO zu entsprechen.
Unsere Mitarbeiter, die den Dienst betreiben, verfügen über die nach Art. 4 KI-Verordnung erforderliche KI-Kompetenz. Wir empfehlen Kunden, die mit dem Prüfkorb arbeitenden Personen über die Funktionsweise und Grenzen des Systems – etwa anhand dieser Seite – zu informieren.

Kontakt

Fragen zum KI-Einsatz beantworten wir unter [SUPPORT-E-MAIL]. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an [DATENSCHUTZ-E-MAIL].