Belegkurier

Anleitungen / E-Mail-Weiterleitung: GMX, web.de, IONOS, Strato, iCloud

E-Mail-Weiterleitung: GMX, web.de, IONOS, Strato, iCloud

Vorab: Komplett-Weiterleitung oder Filterregel?

Fast jeder Anbieter bietet zwei Wege: eine Weiterleitung des gesamten Postfachs und Filterregeln, die nur bestimmte Mails weiterleiten. Für Rechnungen ist die Filterregel der richtige Weg. Eine Komplett-Weiterleitung schickt auch Newsletter, private Post und Spam an das Ziel. Bei den meisten Anbietern muss die Zieladresse einmalig per Bestätigungslink freigeschaltet werden; ohne diese Bestätigung bleibt die Weiterleitung inaktiv. Prüfen Sie im Zielpostfach auch den Spam-Ordner.

Die Klickpfade wurden im September 2026 gegen die Hilfeseiten der Anbieter geprüft. Menünamen können je nach Version und Oberfläche abweichen; zu jedem Anbieter steht der Suchbegriff für die Anbieter-Hilfe.

GMX

GMX bietet im Webmail Filterregeln mit Weiterleitung; die Komplett-Weiterleitung ist im Free-Tarif eingeschränkt oder den bezahlten Tarifen vorbehalten (Suchbegriff in der GMX-Hilfe: "Weiterleitung" und "Filterregeln").

  1. Melden Sie sich unter gmx.net an und öffnen Sie E-Mail.
  2. Klicken Sie links unten auf Einstellungen (Zahnrad).
  3. Wählen Sie Filterregeln (unter "E-Mail" beziehungsweise "Posteingang"). Menüname kann je nach Version abweichen; alternativ Weiterleitung für die Komplett-Weiterleitung.
  4. Klicken Sie auf Eigene Filterregel erstellen. Bedingung: Betreff enthält "Rechnung" (weitere Regeln für "Invoice", "Gutschrift" anlegen; GMX verknüpft mehrere Bedingungen meist mit UND). Falls verfügbar, zusätzlich Bedingung "hat Anhang".
  5. Aktion: Weiterleiten an, Zieladresse eintragen. Speichern.
  6. GMX sendet eine Bestätigungs-E-Mail an die Zieladresse. Klicken Sie dort auf den Bestätigungslink. Erst danach ist die Regel aktiv.

Grenze: GMX leitet als Spam erkannte Mails nicht weiter. Prüfen Sie den Spam-Ordner auf Rechnungen von neuen Lieferanten und markieren Sie sie als "Kein Spam".

web.de

web.de gehört zum selben Konzern wie GMX; die Oberfläche ist nahezu identisch (Suchbegriff in der web.de-Hilfe: "Filterregel" und "Weiterleitung").

  1. Anmelden unter web.de, E-Mail öffnen.
  2. Einstellungen (Zahnrad, links unten).
  3. Filterregeln wählen. Menüname kann je nach Version abweichen.
  4. Eigene Filterregel erstellen: Bedingung Betreff enthält "Rechnung" (weitere Regeln für andere Stichwörter).
  5. Aktion Weiterleiten an, Zieladresse eintragen, speichern.
  6. Bestätigungslink in der Mail an die Zieladresse anklicken.

Wie bei GMX gilt: Eine Komplett-Weiterleitung unter Einstellungen > Weiterleitung ist je nach Tarif eingeschränkt; die Filterregel funktioniert in der Regel auch im kostenlosen Tarif.

IONOS

Bei IONOS gibt es zwei Stellen: das Webmail (mail.ionos.de) für Filterregeln und das Kundenkonto für eine Weiterleitung auf Adressebene (Suchbegriff in der IONOS-Hilfe: "E-Mail-Weiterleitung einrichten" und "Filterregeln im Webmail").

Weg A, Filterregel im Webmail:

  1. Anmelden unter mail.ionos.de.
  2. Oben rechts auf das Zahnrad, dann Einstellungen (oder Alle Einstellungen).
  3. E-Mail > Filterregeln (Menüname kann je nach Version abweichen).
  4. Neue Regel hinzufügen: Bedingung Betreff enthält "Rechnung"; falls angeboten, Bedingung "Anhang vorhanden".
  5. Aktion Umleiten an oder Weiterleiten an mit Zieladresse. Hinweis: "Umleiten" behält den Original-Absender bei, was für die DATEV Upload Mail nicht funktioniert (siehe unten).
  6. Speichern.

Weg B, Weiterleitung im Kundenkonto (alle Mails der Adresse):

  1. Anmelden unter login.ionos.de.
  2. E-Mail (E-Mail & Office) > die betroffene Adresse auswählen.
  3. Weiterleitung (oder Weiterleitungsziel) eintragen, optional "Kopie im Postfach behalten" aktivieren.
  4. Speichern. Eine Bestätigung ist bei IONOS in der Regel nicht nötig, weil Sie Inhaber der Domain sind.

Weg B leitet alles weiter; nur sinnvoll für ein eigenes Rechnungspostfach wie rechnungen@ihrefirma.de.

Strato

Strato bietet die Weiterleitung im Kundenlogin auf Adressebene und Filter im Webmail (Suchbegriff in der Strato-Hilfe: "E-Mail-Weiterleitung einrichten").

  1. Anmelden unter strato.de > Kunden-Login.
  2. Ihr Paket auswählen, dann E-Mail-Verwaltung (Menüname kann je nach Version abweichen; teils "E-Mail" > "E-Mail-Verwaltung").
  3. Die betroffene E-Mail-Adresse auswählen und Weiterleitung beziehungsweise "Weiterleitung einrichten" wählen.
  4. Zieladresse eintragen; wählen Sie, ob eine Kopie im Postfach bleiben soll.
  5. Speichern. Prüfen Sie, ob eine Bestätigungs-E-Mail an die Zieladresse gesendet wurde.

Für Filterregeln nur für Rechnungen: Strato Webmail öffnen, Einstellungen > Filter (oder Filterregeln), Bedingung Betreff enthält "Rechnung", Aktion Weiterleiten an. Wenn Ihr Webmail diese Aktion nicht anbietet, nutzen Sie ein eigenes Rechnungspostfach mit Komplett-Weiterleitung.

Apple iCloud Mail

Regeln lassen sich nur unter icloud.com anlegen, nicht in der Mail-App auf iPhone oder Mac; einmal angelegt, laufen sie serverseitig (Suchbegriff im Apple-Support: "Regeln zum Filtern von E-Mails in iCloud Mail einrichten").

  1. Anmelden unter icloud.com/mail.
  2. Oben in der Postfachliste auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) klicken und Einstellungen wählen.
  3. In der Seitenleiste Regeln wählen, dann Regel hinzufügen.
  4. Bedingung festlegen: "Betreff enthält" mit "Rechnung", oder "ist von" mit der Lieferantenadresse. Eine Bedingung "hat Anhang" gibt es in iCloud Mail nicht.
  5. Aktion Weiterleiten an, Zieladresse eintragen. Pro Regel ist nur eine Weiterleitungsadresse möglich. Fertig.

Für die Komplett-Weiterleitung: Einstellungen > E-Mail-Weiterleitung > Meine E-Mails weiterleiten an aktivieren, Zieladresse eintragen; optional "E-Mails nach Weiterleiten löschen".

Thunderbird

Thunderbird ist ein Programm auf Ihrem Rechner, kein Server. Filter mit Weiterleitung laufen deshalb nur, wenn Thunderbird geöffnet ist und das Konto abgerufen wird. Für einen zuverlässigen Rechnungsfluss ist eine Regel beim Mailanbieter (siehe oben) besser; Thunderbird eignet sich als Ergänzung oder für Konten ohne Serverregeln.

  1. Menü Extras > Filter (unter Windows ggf. die Alt-Taste drücken, damit die Menüleiste erscheint; alternativ Hamburger-Menü > Extras > Filter).
  2. Das passende Konto auswählen und auf Neu klicken.
  3. Filtername vergeben, "Anwenden beim Abrufen neuer Nachrichten" aktiviert lassen.
  4. Bedingung: Betreff enthält "Rechnung" (weitere Zeilen mit "Eine der Bedingungen erfüllen" für "Invoice", "Gutschrift"). Eine Bedingung für Anhänge gibt es in der Standardinstallation nicht; Menüname kann je nach Version abweichen.
  5. Aktion Weiterleiten an, Zieladresse eintragen. OK.
  6. Bestehende Mails: Filter markieren und Jetzt anwenden auf den Posteingang.

Beim Weiterleiten verwendet Thunderbird Ihre Konto-Adresse als Absender; das ist für die DATEV Upload Mail korrekt. Prüfen Sie unter Einstellungen > Verfassen, ob Weiterleitungen "Inline" oder "Als Anhang" gesendet werden; für PDF-Anhänge ist Inline richtig.

Zieladresse: Was bei DATEV zu beachten ist

Wenn das Ziel direkt die DATEV Upload Mail ist, gelten drei Regeln: Die Absenderadresse muss in DATEV Unternehmen online als berechtigter Absender bestätigt sein; Umleitungen (IONOS "Umleiten", Exchange-Postfach-Weiterleitung) behalten den Absender des Lieferanten und werden von DUO verworfen; und pro Mail sind maximal 20 MB und 10 Dokumente im Format PDF oder TIFF erlaubt, XRechnung-XML nicht. Details in der Anleitung DATEV Upload Mail einrichten.

Alternative ohne Regeln: Belegkurier

Wenn Sie die Weiterleitung eines beliebigen Anbieters auf Ihre persönliche Belegkurier-Import-Adresse setzen, ist die Absenderfrage gelöst: Belegkurier sendet mit einer einmalig in DUO freigegebenen Absenderadresse an die Upload Mail Ihres Steuerberaters, prüft vorher, ob das PDF eine Rechnung oder Gutschrift ist, erkennt Eingang und Ausgang und verhindert Doppelversand. Die Regel beim Anbieter darf dadurch grob bleiben. Kein Postfachzugriff, keine Google- oder Microsoft-Freigabe. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Warum kommt keine Bestätigungs-Mail an? Spam-Ordner des Zielpostfachs prüfen; bei der DATEV Upload Mail haben Sie keinen Zugriff auf das Zielpostfach und können nicht bestätigen. Nutzen Sie dann eine Zwischenadresse.

Kann ich mehrere Stichwörter in einer Regel kombinieren? Bei GMX, web.de und IONOS meist nur mit UND; legen Sie je Stichwort eine Regel an. Thunderbird und iCloud erlauben ODER-Verknüpfungen beziehungsweise mehrere Regeln.

Bleibt die Mail im Posteingang? Bei Filterregeln ja, sofern Sie nicht zusätzlich "Löschen" oder "Verschieben" wählen. Bei Komplett-Weiterleitungen gibt es meist die Option "Kopie behalten".

Quellen

Rechnungen automatisch an DATEV übergeben

Belegkurier übernimmt Erkennung, Duplikatschutz und Übermittlung an DATEV Upload Mail. Einrichtung in 5 Minuten, 14 Tage kostenlos.

Kostenlos testen