Anleitungen / Rechnungen automatisch an den Steuerberater senden
Laut Bitkom Digital Office Index 2024 empfangen 96 Prozent der Unternehmen Rechnungen per E-Mail. Auf der anderen Seite arbeitet der Großteil der rund 54.000 Steuerkanzleien in Deutschland mit DATEV; DATEV Unternehmen online hat nach DATEV-Angaben mehr als 750.000 Nutzer. Dazwischen liegt eine Lücke: Die Rechnung liegt als PDF im Postfach, der Steuerberater braucht sie in Belege online. Jeden Monat muss also jemand die PDFs aus dem Posteingang holen und nach DATEV bringen.
Dieser Artikel vergleicht die fünf gängigen Wege, ordnet Kosten und Aufwand ein und beschreibt die drei Fehler, die in der Praxis am häufigsten auftreten.
Die DATEV Upload Mail ist eine kostenlose Funktion von DATEV Unternehmen online. Nach einmaliger Einrichtung (Anleitung: DATEV Upload Mail einrichten) leiten Sie Rechnungsmails an eine lange Zieladresse weiter, getrennt nach Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Die Absenderadresse muss vorher in DUO als berechtigter Absender bestätigt sein.
Kosten: keine über DUO hinaus. Aufwand: pro Rechnung eine Weiterleitung, im Schnitt 20 bis 40 Sekunden, plus Nachsuchen am Monatsende. Was schief geht: vergessene Rechnungen, Weiterleitung vom falschen Konto (nicht freigegebener Absender, Mail wird stillschweigend verworfen), Dubletten, Anhänge über 20 MB oder mehr als 10 Dateien.
Geeignet für: Unternehmen mit weniger als 20 Rechnungen im Monat und einer Person, die das zuverlässig erledigt.
DATEV Upload online (Browser) und DATEV Upload mobil (App für iOS und Android) sind kostenlos. Sie ziehen PDFs per Drag-and-drop in den Browser oder fotografieren Papierbelege mit dem Smartphone. Upload online ist derzeit auch der einzige kostenlose DATEV-Weg für XRechnungen als reines XML, weil die Upload Mail dieses Format nicht annimmt.
Kosten: keine. Aufwand: PDF aus der Mail speichern, hochladen, Belegtyp wählen. Bei E-Mail-Rechnungen ist das ein Umweg über den Download-Ordner. Was schief geht: Belege werden gesammelt und dann vergessen; der Download-Ordner füllt sich; Dubletten, weil die Datei ein zweites Mal hochgeladen wird.
Geeignet für: Papierbelege, Kassenbons, Einzelfälle und XRechnungen.
sevdesk (Buchhaltung ab 22,90 Euro pro Monat im Jahresabo), Lexware Office (ab etwa 12 bis 18 Euro pro Monat) und ähnliche Programme haben eine eigene Beleg-Mail-Adresse, an die Sie Rechnungen weiterleiten. Die Software erkennt Beträge, Sie buchen vor, und am Monatsende geht ein DATEV-Export an die Kanzlei.
Kosten: 10 bis 25 Euro pro Monat plus Einarbeitung. Aufwand: Sie führen ein eigenes Buchhaltungssystem parallel zur Kanzlei; Vorkontierung, Stammdaten, Kontenrahmen. Was schief geht: Doppelarbeit, weil die Kanzlei in DATEV ohnehin bucht; Exportformate, die nicht zur Kanzleikonfiguration passen; die Kanzlei erhält Buchungsstapel statt Belegbilder in Belege online.
Geeignet für: Unternehmen, die Angebote, Rechnungsschreibung und Mahnwesen in einem System wollen und deren Kanzlei den Export akzeptiert.
GetMyInvoices (ab 19 Euro pro Monat für 20 Dokumente, bis 179 Euro für 500 Dokumente) und invoicefetcher (3,99 bis 29,99 Euro pro Monat, über 850 Portal-Konnektoren) loggen sich mit Ihren Zugangsdaten in Lieferantenportale ein (Amazon Business, Telekom, Google Ads usw.), laden Rechnungen herunter und übergeben sie an DATEV. E-Mail-Rechnungen sind bei beiden ein Zusatzweg.
Kosten: 4 bis 179 Euro pro Monat je nach Dokumentenzahl. Aufwand: Portal-Logins hinterlegen, Konnektoren pflegen, Dokumentenkontingent im Blick behalten. Was schief geht: Konnektoren brechen bei Portal-Änderungen; Kontingente sind bei GetMyInvoices klein (Essential: 20 Dokumente); Login-Daten liegen bei einem Dritten.
Geeignet für: Unternehmen mit vielen Portal-Rechnungen (Marktplätze, Werbekonten, Telekommunikation).
Belegkurier ist bewusst schmal: E-Mail rein, DATEV Upload Mail raus. Sie tragen die beiden DATEV-Zieladressen ein und leiten Rechnungsmails per Regel oder manuell an Ihre persönliche Import-Adresse weiter. Eine KI liest jedes PDF, sortiert Angebote, Verträge, Newsletter und Mahnungen ohne Rechnung aus, erkennt Eingang oder Ausgang, verhindert Doppelversand über Datei-Hash und Rechnungsnummer und sendet den Beleg über die offizielle DATEV Upload Mail Ihres Steuerberaters. Unsichere Fälle landen in einem Prüfkorb. Es gibt keinen Postfach-Zugriff und keine Google- oder Microsoft-Freigabe; nur weitergeleitete Mails werden verarbeitet.
Kosten: Starter 4,39 Euro pro Monat bis 100 Belege, Business 7,89 Euro bis 500 Belege, inkl. MwSt., monatlich kündbar. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Was Belegkurier nicht macht: Portal-Downloads, Freigabe-Workflows, Zahlungen, XRechnung-XML. Belegkurier ist kein DATEV-Partner.
Eine Rechnung kommt zweimal: einmal vom Lieferanten, einmal als Zahlungserinnerung mit angehängter Rechnung, oder zwei Mitarbeiter leiten dieselbe Mail weiter. DUO prüft Dubletten nur oberflächlich; inhaltsgleiche Dateien mit anderem Dateinamen werden laut DATEV Community doppelt angelegt. Die Kanzlei muss dann aussortieren und berechnet das als Zeit. Gegenmaßnahme: ein Postfach als einzige Quelle, eine Person oder ein Werkzeug, das den Datei-Hash oder die Rechnungsnummer prüft.
Die Upload Mail akzeptiert nur bestätigte Absender. Weiterleitungen über das Exchange- oder Microsoft-365-Admin-Center behalten die Adresse des Lieferanten als Absender bei; DUO verwirft solche Mails ohne Rückmeldung. Auch private Konten auf dem Smartphone und Aliase sind ein Klassiker. Gegenmaßnahme: Postfachregel mit "Als Anlage weiterleiten" oder ein zentraler Versender, dessen Adresse einmal freigegeben ist.
Filter nach "PDF im Anhang" erwischen auch Angebote, AGB, Verträge, Lieferscheine und Newsletter mit PDF. Alles davon landet bei der Kanzlei im Belegeingang und muss dort gelöscht werden. Gegenmaßnahme: Filter zusätzlich auf Betreffwörter (Rechnung, Invoice, Gutschrift) einschränken, oder eine Inhaltsprüfung vorschalten.
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Unter 20 Rechnungen im Monat, eine zuverlässige Person | Manuell an die Upload Mail (Option 1) |
| Viele Papierbelege oder XRechnungen | DATEV Upload mobil / Upload online (Option 2) |
| Eigene Rechnungsschreibung und Mahnwesen gewünscht | Buchhaltungssoftware (Option 3) |
| Viele Portal-Rechnungen (Marktplätze, Ads) | Portal-Sammler (Option 4) |
| Rechnungen kommen fast alle per E-Mail, Kanzlei nutzt DUO | Belegkurier (Option 5) |
Muss ich meinen Steuerberater fragen, bevor ich eine Automatisierung einrichte? Ja. Die Kanzlei bestätigt in DUO die Absenderadresse und sollte wissen, ab wann Belege automatisch eintreffen.
Was ist mit der E-Rechnungspflicht? Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit XML) laufen über alle fünf Wege. XRechnungen (reines XML) gehen nicht per Upload Mail; nutzen Sie dafür Upload online.
Welche Belege gehören nicht in den Rechnungseingang? Kontoauszüge, Verträge und Kassenberichte gehören in den Belegtyp Sonstiges. Klären Sie mit der Kanzlei, welche Belegtypen sie überhaupt nutzt.
Belegkurier übernimmt Erkennung, Duplikatschutz und Übermittlung an DATEV Upload Mail. Einrichtung in 5 Minuten, 14 Tage kostenlos.