Anleitungen / Outlook-Regel: Rechnungen automatisch weiterleiten
"Outlook" bezeichnet drei verschiedene Dinge: das Desktop-Programm (klassisches Outlook für Windows und Mac, seit 2024 zusätzlich das "neue Outlook"), Outlook im Web als Teil von Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online (Firmenpostfach) und Outlook.com als kostenloses privates Postfach. Für die automatische Weiterleitung von Rechnungen gilt:
Diese Anleitung beschreibt den serverseitigen Weg über Outlook im Web. Menünamen können je nach Version abweichen; der Suchbegriff in der Microsoft-Hilfe lautet "Regeln in Outlook im Web verwenden".
Die Regel läuft ab sofort auf dem Server für alle neuen Mails, unabhängig davon, welches Gerät Sie benutzen.
Outlook bietet drei Aktionen, die ähnlich klingen, aber unterschiedliche Ergebnisse haben:
| Aktion | Absender beim Empfänger | Inhalt | Wann sinnvoll |
|---|---|---|---|
| Weiterleiten an | Ihre Adresse (mit "FW:" im Betreff) | Mailtext und Anhänge werden in eine neue Mail übernommen | Standard für Zwischenadressen |
| Als Anlage weiterleiten | Ihre Adresse | Die komplette Originalmail wird als .eml-Anhang angehängt | Wenn der Empfänger die Original-Kopfzeilen braucht |
| Umleiten an | Der ursprüngliche Absender (Lieferant) | Mail wird unverändert durchgereicht | Wenn der Empfänger dem Lieferanten antworten soll |
Für die DATEV Upload Mail ist Umleiten ungeeignet: DUO sieht dann den Lieferanten als Absender, der nicht als berechtigter Absender bestätigt ist, und verwirft die Mail. Wählen Sie Weiterleiten an; die PDF-Anhänge bleiben erhalten, und Ihre bestätigte Adresse ist der Absender. Als Anlage weiterleiten liefert eine .eml-Datei; die DATEV Upload Mail kann darin enthaltene PDFs nicht auslesen, deshalb ist diese Aktion für DATEV nicht geeignet, wohl aber für Werkzeuge, die .eml-Anhänge entpacken. Prüfen Sie im Zweifel mit einer Test-Mail, was beim Empfänger ankommt.
Der in der DATEV Community beschriebene Fehlerfall ist genau dieser: Eine Weiterleitung, die über das Exchange- oder Microsoft-365-Admin-Center als Postfach-Weiterleitung (SMTP-Weiterleitung) eingerichtet wurde, verhält sich wie eine Umleitung und behält den Original-Absender. Nur eine Postfachregel mit "Weiterleiten an" setzt Ihre Adresse als Absender.
Wenn die Regel gespeichert ist, aber beim Empfänger nichts ankommt und Sie eine Unzustellbarkeitsnachricht mit folgendem Text erhalten:
5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.
Please contact your administrator for further assistance. AS(7555)
dann blockiert Microsoft 365 die automatische Weiterleitung an externe Adressen. Das ist seit 2020/2021 für neue Organisationen die Standardeinstellung. Der Administrator hebt die Sperre so auf:
Sicherer als die globale Freigabe ist eine eigene ausgehende Richtlinie nur für das Rechnungspostfach. Zusätzlich können Remotedomänen im Exchange Admin Center oder Nachrichtenflussregeln die Weiterleitung blockieren; wenn eine Einstellung erlaubt und eine andere blockiert, gewinnt in der Regel der Block. Der Administrator kann im Bericht Automatisch weitergeleitete Nachrichten nachvollziehen, welche Postfächer weiterleiten.
Im klassischen Desktop-Outlook (Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten) gibt es ebenfalls die Aktion "diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten". Regeln mit dieser Aktion werden als clientseitig markiert ("Diese Regel wird nur auf diesem Computer ausgeführt" oder der Hinweis "nur Client"). Sie laufen nur, wenn Outlook auf genau diesem Rechner geöffnet ist. Läuft der Rechner nicht, sammeln sich die Rechnungen an und werden erst beim nächsten Start verarbeitet, manchmal gar nicht. Für einen zuverlässigen Rechnungsfluss legen Sie die Regel deshalb in Outlook im Web an. Auch das neue Outlook (Windows) legt Regeln serverseitig an; der Klickpfad entspricht dem Web.
Bei POP3- oder IMAP-Konten ohne Exchange gibt es keine Serverregeln in Outlook. Dann muss die Weiterleitung beim Mailanbieter eingerichtet werden (siehe Anleitung für GMX, web.de, IONOS, Strato).
Bei einem privaten Outlook.com-, Hotmail- oder Live-Konto ist der Weg gleich: Zahnrad > E-Mail > Regeln > Neue Regel hinzufügen. Die Sperre 5.7.520 gibt es hier nicht, weil es keinen Unternehmens-Administrator gibt. Microsoft kann jedoch bei auffälligem Verhalten die Weiterleitung neuer Konten vorübergehend einschränken.
Wenn Sie die Regel auf die persönliche Belegkurier-Import-Adresse zeigen lassen, reicht eine einfache Bedingung ("Hat Anlage"), weil Belegkurier jedes PDF prüft, Nicht-Rechnungen aussortiert, Eingang und Ausgang erkennt, Dubletten verhindert und mit einer einmalig in DATEV Unternehmen online freigegebenen Absenderadresse an die Upload Mail Ihres Steuerberaters sendet. Die Freigabe durch den Microsoft-365-Administrator (5.7.520) ist trotzdem nötig, weil auch diese Weiterleitung extern ist. Belegkurier braucht keine Microsoft-Freigabe und keinen Postfachzugriff. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Kann ich die Regel für ein Shared Mailbox (rechnungen@firma.de) anlegen? Ja. Öffnen Sie das freigegebene Postfach in Outlook im Web (Profilbild > Weiteres Postfach öffnen) und legen Sie die Regel dort an. Der Administrator kann sie alternativ per PowerShell (New-InboxRule) setzen.
Was ist der Unterschied zwischen Postfachregel und Postfach-Weiterleitung im Admin-Center? Die Postfach-Weiterleitung leitet alles um und behält den Original-Absender; die Postfachregel filtert und sendet mit Ihrer Adresse. Für DATEV brauchen Sie die Postfachregel.
Warum kommt die Mail als "FW:" an? Die Aktion Weiterleiten an setzt den Präfix. Die DATEV Upload Mail ignoriert den Betreff; für Belegkurier spielt er ebenfalls keine Rolle.
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