Anleitungen / Gmail-Filter: Rechnungen automatisch weiterleiten
Nach dieser Anleitung leitet Gmail jede eingehende E-Mail mit PDF-Anhang und einem Rechnungs-Stichwort im Betreff automatisch an eine Zieladresse weiter. Die Zieladresse kann die DATEV Upload Mail Ihres Steuerberaters sein, eine Sammeladresse in Ihrem Unternehmen oder die Import-Adresse eines Werkzeugs wie Belegkurier. Die Einrichtung dauert etwa zehn Minuten; der größte Teil davon ist das Bestätigen der Zieladresse.
Wichtig bei DATEV als direktem Ziel: Bei einer Gmail-Weiterleitung per Filter erscheint die Mail beim Empfänger mit der Adresse des ursprünglichen Absenders (des Lieferanten), nicht mit Ihrer Gmail-Adresse. Die DATEV Upload Mail nimmt aber nur Mails von bestätigten Absendern an. Direkt von Gmail auf die Upload Mail zu filtern funktioniert deshalb in der Praxis nicht zuverlässig. Sinnvoll ist die Gmail-Weiterleitung als erster Schritt an eine Zwischenadresse, die dann mit einem freigegebenen Absender an DATEV sendet.
Gmail leitet nur an Adressen weiter, die Sie vorher bestätigt haben. Die Klickpfade entsprechen der Gmail-Hilfe (Stand September 2026); Menünamen können je nach Sprache und Version leicht abweichen.
Lassen Sie unter Weiterleitung & POP/IMAP die Option Weiterleitung deaktiviert. Sie wollen nicht das komplette Postfach weiterleiten, sondern nur Rechnungen per Filter. Die bestätigte Adresse steht dem Filter trotzdem zur Verfügung.
Alternativer Weg über die Einstellungen: Zahnrad > Alle Einstellungen aufrufen > Tab Filter und blockierte Adressen > Neuen Filter erstellen. Beide Wege führen zum selben Dialog.
Das Feld Enthält die Wörter akzeptiert die Gmail-Suchoperatoren. Empfohlene Kombination für den Start:
filename:pdf subject:(Rechnung OR Invoice OR Gutschrift OR Faktura OR Beleg)
Erläuterung:
Ein Filter, der nur auf Hat Anhang und filename:pdf setzt, leitet auch Verträge, AGB, Lieferscheine und Bewerbungen weiter. Beginnen Sie eng (Betreffwörter) und erweitern Sie, wenn Rechnungen fehlen.
Gmail wendet neue Filter nur auf zukünftige Mails an. Zum Test können Sie sich eine Rechnung von einem zweiten Konto senden oder beim Erstellen des Filters das Häkchen Filter auch auf passende Konversationen anwenden setzen; die Weiterleitung greift dann allerdings nicht rückwirkend, nur Labels werden gesetzt. Prüfen Sie nach einer Woche das Label "Rechnung weitergeleitet": Sind Nicht-Rechnungen dabei, ergänzen Sie Ausschlüsse; fehlen Rechnungen, suchen Sie deren Betreff und erweitern die OR-Liste.
Zum Bearbeiten: Zahnrad > Alle Einstellungen aufrufen > Filter und blockierte Adressen > beim Filter auf Bearbeiten klicken.
In Google Workspace (Firmen-Gmail mit eigener Domain) kann der Administrator die Weiterleitung an externe Adressen sperren. Wenn beim Hinzufügen der Weiterleitungsadresse eine Fehlermeldung erscheint oder der Tab Weiterleitung & POP/IMAP fehlt, prüft der Administrator in der Admin-Konsole unter Apps > Google Workspace > Gmail > Endnutzereinstellungen die Option Automatische Weiterleitung und gibt sie für die betroffene Organisationseinheit frei. Menünamen können je nach Version abweichen; Suchbegriff in der Google-Workspace-Admin-Hilfe: "Automatische Weiterleitung für Nutzer deaktivieren oder aktivieren".
Zusätzlich können Compliance-Regeln (Routing-Regeln) ausgehende Mails an externe Domains blockieren. Wenn der Filter angelegt ist, aber nichts ankommt, ist das die zweite Stelle zum Nachsehen.
Wer den Filter in Gmail einmal auf die persönliche Belegkurier-Import-Adresse setzt, hat die Absenderfrage gelöst: Belegkurier sendet mit einer einmalig in DATEV Unternehmen online freigegebenen Absenderadresse an die Upload Mail Ihres Steuerberaters, prüft vorher, ob das PDF überhaupt eine Rechnung oder Gutschrift ist, erkennt Eingang oder Ausgang und verhindert Doppelversand. Ein grober Gmail-Filter ("Hat Anhang" und filename:pdf) reicht dann aus, weil die Inhaltsprüfung nachgelagert stattfindet. Belegkurier braucht keine Google-Freigabe und keinen Postfachzugriff. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Kann ich den Filter in der Gmail-App einrichten? Nein. Filter und Weiterleitungsadressen werden nur in der Browser-Version verwaltet. Einmal eingerichtet, arbeiten sie serverseitig, unabhängig davon, ob ein Gerät eingeschaltet ist.
Wird das Original in Gmail gelöscht? Nein, sofern Sie im Filter nicht zusätzlich Löschen wählen. Die Mail bleibt im Posteingang, die Weiterleitung ist eine Kopie.
Was bedeutet "Weitergeleitet" ohne Bestätigung? Ohne Klick auf den Bestätigungslink erscheint die Adresse nicht im Dropdown des Filters. Prüfen Sie den Spam-Ordner des Zielpostfachs.
Kann ich mehrere Betreffwörter kombinieren? Ja, mit OR in Klammern, wie im Beispiel oben. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
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