Anleitungen / DATEV Upload Mail einrichten: Schritt für Schritt
Die DATEV Upload Mail ist eine Funktion von DATEV Unternehmen online (kurz DUO). Sie erlaubt es, Belege als E-Mail-Anhang direkt in den Belegeingang von Belege online zu senden. Der Steuerberater sieht die Belege dann in seinem DATEV-System und kann sie buchen, ohne dass Sie etwas hochladen, scannen oder in eine App tippen müssen.
Die Funktion selbst kostet nichts extra. Sie ist Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Für DUO fallen laut DATEV-Preisliste 2026 eine Grundgebühr von 10,50 Euro netto pro Monat (inklusive 10 Nutzer) und für Belege online ab 3,50 Euro pro Monat je Mandantenbestand für 0,5 GB Speicher an; jedes weitere GB kostet 1,00 Euro. Diese Kosten trägt in der Regel die Kanzlei oder rechnet sie an den Mandanten weiter. Wer DUO bereits nutzt, zahlt für die Upload Mail nichts zusätzlich.
Der Menüname kann je nach DUO-Version leicht abweichen. Suchen Sie im DATEV Hilfe-Center nach "Upload Mail einrichten" (Dokument 1007550), wenn Sie den Eintrag nicht finden.
Erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink ist die Adresse aktiv. Mails von nicht bestätigten Absendern werden ohne Rückmeldung verworfen. Das ist die häufigste Ursache, wenn "Belege nicht ankommen".
Nach der Einrichtung zeigt DUO pro Belegtyp eine eigene, lange Zieladresse an. Es gibt getrennte Adressen für:
Die Adressen bestehen aus einer langen Kennung mit Zahlen und Buchstaben. Kopieren Sie sie per Zwischenablage; abtippen führt fast immer zu Fehlern. Belege, die an die falsche Adresse gehen, landen im falschen Belegtyp und müssen von der Kanzlei manuell umsortiert werden. Für den Alltag reichen meist die beiden Adressen Rechnungseingang und Rechnungsausgang.
Senden Sie von der bestätigten Absenderadresse eine E-Mail mit einer echten Rechnung als PDF an die Adresse für Rechnungseingang. Betreff und Text sind beliebig; DUO wertet nur die Anhänge aus. Nach wenigen Minuten sollte der Beleg in Belege online unter Belegeingang (Posteingang) erscheinen. Prüfen Sie:
Die folgenden Grenzen sind in der DATEV-Dokumentation und in der DATEV Community belegt:
| Limit | Wert |
|---|---|
| Maximale Größe je E-Mail | 20 MB (inklusive aller Anhänge) |
| Maximale Anzahl Dokumente je E-Mail | 10 |
| Unterstützte Formate | PDF, TIF/TIFF (JPEG laut einigen Quellen; im Zweifel PDF verwenden) |
| E-Rechnung ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) | Ja, wird als PDF mit XML übernommen |
| E-Rechnung XRechnung (reines XML) | Nein, wird von Upload Mail nicht unterstützt |
| Signaturen mit Bildern | Bilder werden als Beleg interpretiert; Signatur ohne Bilder verwenden |
| Passwortgeschützte PDF | Werden nicht verarbeitet |
Wer XRechnungen erhält, muss diese über DATEV Upload online oder eine andere Schnittstelle einreichen. Details dazu in der Anleitung E-Rechnung und ZUGFeRD an DATEV.
Wenn nach 15 Minuten nichts im Belegeingang erscheint, prüfen Sie diese Punkte in dieser Reihenfolge:
Eine Rückmeldung bei Fehlern gibt DUO nicht. Sie erfahren erst, dass etwas fehlt, wenn die Kanzlei nachfragt. Führen Sie deshalb eine eigene Kontrolle, zum Beispiel einen Ordner "An DATEV gesendet" im Postfach.
Die Zieladressen sind lang und nicht zu merken. Legen Sie in Outlook, Gmail oder Apple Mail je einen Kontakt an: "DATEV Rechnungseingang" und "DATEV Rechnungsausgang" mit der jeweiligen Adresse. Beim Weiterleiten tippen Sie dann nur "DATEV" und wählen den passenden Kontakt. In Gmail geht das über Google Kontakte, in Outlook über Personen > Neuer Kontakt. Wer eine Regel einrichtet, trägt die Adresse dort einmalig ein und braucht den Kontakt nur noch für manuelle Fälle.
Wenn Sie keine Filterregeln pflegen und die Absenderfrage nicht bei jedem Mitarbeiter lösen wollen, übernimmt Belegkurier den Versand. Sie tragen die beiden DATEV-Zieladressen einmal ein und leiten Rechnungsmails (manuell oder per Regel) an Ihre persönliche Import-Adresse weiter. Belegkurier prüft jedes PDF, ob es eine Rechnung oder Gutschrift ist, erkennt Eingang und Ausgang, verhindert Doppelversand und sendet den Beleg über die offizielle DATEV Upload Mail Ihres Steuerberaters. Die Belegkurier-Absenderadresse müssen Sie einmalig in DUO als berechtigten Absender bestätigen. Belegkurier ist kein DATEV-Partner und nutzt keine DATEV-Schnittstelle. Sie können Belegkurier 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Kann ich mehrere Rechnungen in einer Mail senden? Ja, bis zu 10 Dokumente und insgesamt 20 MB. Jede Datei wird als eigener Beleg angelegt.
Muss der Steuerberater etwas einrichten? Nur, wenn Sie selbst keine Rechte auf die Einstellungen in Belege online haben. Dann bestätigt die Kanzlei die Absenderadresse.
Wird der Mailtext übernommen? Nein. DUO verarbeitet nur die Anhänge. Hinweise für die Kanzlei gehören auf den Beleg oder in einen separaten Kanal.
Was passiert mit Dubletten? DUO erkennt identische Dateien nur bei gleichem Dateinamen zuverlässig. Inhaltsgleiche PDFs mit anderem Dateinamen werden doppelt angelegt.
Belegkurier übernimmt Erkennung, Duplikatschutz und Übermittlung an DATEV Upload Mail. Einrichtung in 5 Minuten, 14 Tage kostenlos.